5 conseils pour mener des réunions réussies.

Pour mener des réunions réussies, qui ont du sens, il t'ait partagé 5 conseils, non exhaustifs pour débuter ou parfaire tes réunions.

-> Pourquoi le sens et la profondeur de ta réunion sont-ils importants ?

Suite à de nouvelles stratégies à mettre en place, de nouvelles décisions à prendre, ou encore vous avez analysé des axes d’améliorations au sein de ton équipe, entreprise, bref des choses essentielles sur lesquelles vous souhaitez informer, enseigner et enrichir de connaissances techniques et humaines vos collaborateurs ? Tu es prêt(e), sauf que voilà, cette énième réunion du mois, tu l'as faite et tu as constaté peu de remontée positive à la suite ? Demande-toi en premier lieu si tu es bien passé(e) par les étapes suivantes :

• Identifier le sens de la réunion.

Le sens de l'intervention, est relié à l'objectif principal de celle-ci, soit l'ordre du jour. Ne pars pas avec de multiples objectifs en tête à transmettre à ton équipe. Choisis-en un, contenant 5 sous-actions grand maximum par exemple et pour commencer le mois. Sinon, tu risques de noyer le sens de ta réunion et toutes les informations transmises. Résultat ? Peu ou avec peu de "chance" personne n'aura compris ton intervention; l'objectif et les actions à mener ne seront pas aussi concluantes que tu l'aurais espérer.

• Rédiger un plan détaillé

Il devra être mentionné le sujet de la réunion, en l'occurence l'objectif et les actions à mener. Attention, UN seul objectif suffira, comme évoqué précédemment. Puis, rédiger une ou deux fiches avec un plan sans trop de détails, pour ne pas lire les fiches et perdre des yeux tes interlocuteurs.

• Préserver la créativité et le bien-être des interlocuteurs

◦ Si possible, diversifier les lieux, les jours, les dates et clôturer la réunion "routinière" qui finissent par tuer la créativité des collaborateurs. Par contre, envoyez la liste des participants pour éviter l'effet "surprise" et mettre tes interlocuteurs à l'aise.

◦ Laisser un espace de parole à tes collaborateurs. Les participants ont beau avoir divers rangs hiérarchiques ou non, le but d'une réunion est que tes collaborateurs en ressortent soit :

1. Informés

2. Boostés

3. Fédérés … ou les trois ! Ils ont bien évidemment le droit de donner leur point de vue et ont le droit d'être entendu, sans avoir de "rétorque" systématique de ton côté. Dans la préparation de ton intervention, penses à laisser un temps d'échange entre toi et l'équipe.

• Soignes ta présentation

Ton regard et ton sourire ! Veilles à rester clair dans tes échanges, en regardant tes interlocuteurs dans les yeux et à sourire. C'est toujours plus chaleureux, dynamique et prenant quand une personne est souriante ! Quitte à s'entraîner à le faire devant une glace. Et oui! Le fameux.

• L’heure, c’est l’heure !

Respectes l'heure et la durée de la réunion. Personne n'aime les réunions qui ont peu de sens, qui durent longtemps et qui allongent de ce fait, notre temps de travail. Le sens de votre intervention se travaille aussi bien que la profondeur, résultant d'une bonne préparation. Ainsi, tu rassures aussi les interlocuteurs. Gardez en tête que tout le monde n'aime pas forcer les réunions de peur de faire reprendre, de parler en public, de supporter le regard de l'autre,... Dernier conseil bonus, restes dans l'empathie.

Bien entendu, tu n'auras à te préparer autant lorsque tu seras devenu expert(e) de ta communication orale ! Bien que, la préparation de fiches est toujours aussi importante pour ne jamais perdre le sens et des collaborateurs ! C'était les cinq conseils pour réussir tes réunions, À bientôt !